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タスクを効率的に捌くコツは「考えるな・・・行動しろ・・・」というカスミ。
いったいどういうこと？
仕事なんだから考えなきゃだめでしょ！
たしかに中にはちゃんと考えてやらなきゃいけないこともあります。
でもすぐできるタスクのほとんどは、考える前に行動しちゃったほうがいいんです。
前回でてきましたあなたにある３つのタスクを思い出してみましょう。
・Aさんにプレイべの件で連絡をする。
・日程調整が提出されたので集計して日程を確定して関係者に連絡する。
・（緊急）写真撮影をしてフライヤーを作成する。
ここで、フライヤーはやはりそのイベントの宣伝効果も大きく時間をかけてじっくり考えてやる必要があると思います。
しかし、「Aさんにプレイべの件で連絡をする。」はそのまま連絡事項を書き込んで送ればいいだけです。どう書こうか考える前に必要事項を書いて送ればいいだけです。
日程調整もおなじです。提出された日程をもとに日程を確定してそれを関係者に連絡すればいいだけです。
なかには最適な候補日まで教えてくれるアプリもあります。
このように考えるべきタスクはじっくり考え、考える必要のないタスクは考えずにすぐに行動してしまうのです。
しかし・・・そんな考えないでやっていたらミスがこわいですね・・・
確かにあると思います。
しかし、ここで発生しうるミスは実は考えようが考えまいが発生頻度はさほど変わらないのです。
えええ？！
まず、ケアレスミスに関しては普段の注意力に影響されますし、それ以外の外的要因に関係するミスは考えたところで起こるときは起こるのです。
なるほど・・・
ミスが起こらないように完璧を求めてタスクを貯めてしまうぐらいなら、さっさと行動してしまったほうが私はよいと思います。
行動してしまった方がいい理由は他にもあります。
例としてスケジュール管理を挙げてみますね。
イベントX、イベントY、イベントZが企画されていたときます。
主催はどれも別の人です。
スタッフとしてAさん、Bさん、Cさんが参加するとします。
イベントXにはAさんとBさん
イベントYにはAさんとCさん
イベントZにはBさんとCさん
がスタッフとして参加します。
候補日は 1日、2日、3日とします。
Aさんが空いてる候補日は1日、2日、3日
Bさんが空いてる候補日は1日、2日、3日
Cさんが空いてる候補日は2日、3日
となります。
このように全体が見れれば全員が参加できる最適なスケジュール管理は可能そうですが、実際のスケジュール調整は個々に行われるためそんなに単純な話ではありません。
まず、イベントXの日程調整がはじまり、候補日が1日、2日、3日になります。
つづいてイベントYの日程調整がはじまり、候補日が2日、3日になります。
最後にイベントZの日程調整がはじまり、候補日が2日、3日になりますがイベントXとイベントYの予定が入る可能性があるためAさんもBさんも様子見しないといけなくなってしまいます。
そして、イベントZの日程が決まらないため、Cさんも様子をみなくいけなくなりイベント調整が停滞してしまいます。
このように互いに干渉しあって停滞するいわゆる「デッドロック」状態へと陥ってしまいます。
このデッドロックから抜け出すためには、行動するしかありません。
例えば、イベントYの主催が2日！と決めてしまいます。
するとAさんとCさんの２日の予定が埋まるため、イベントZの日程候補は3日のみとなり必然的にここに決まります。
さらにイベントXの日程が1日に決まり、ことがスムーズに進みます。
確かに判断を誤れば参加できない人もでてきてしまうかもしれません。
しかし、完璧を求めすぎてデッドロック状態に陥るぐらいならさっさと行動を起こしてしまった方が良いと思われます。
またスケジュールを書き込む側も他の予定が入るかもと様子見するよりかは、早くまたは期限内に現在の状況をしっかり書いた方が良いと思われます。
たしかに・・・日程調整で提出が遅いのってほんと困りますよね・・・
今回は時短テクニックのひとつとして、タスクはさっさと終わらせるという方法を紹介させていただきました。
考える前に行動あるのみってことですね♪
はい♪「考えるな・・・行動しろ・・・」タスクをためすぎて行動不能に陥りがちな方はぜひ試してみてくださいね。
それでは次回の講義でお会いしましょう♪
おしまい
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